Wann verfällt mein Urlaub? Hinweispflicht, Übertragung und Abgeltung

Jedes Jahr im Herbst dieselbe Frage: Was wird aus den Urlaubstagen, die Du noch nicht genommen hast? Lange galt die Faustregel, dass Resturlaub am Jahresende oder spätestens Ende März einfach weg ist. Das stimmt so nicht mehr. Seit einigen Jahren liegt die Verantwortung in erster Linie beim Arbeitgeber.

Die gesetzliche Grundregel

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Ins nächste Jahr übertragen wird er nur, wenn dringende betriebliche oder in Deiner Person liegende Gründe das rechtfertigen – etwa viel Arbeit im Dezember oder eine Erkrankung. Dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis zum 31. März.

Diese Regel steht nach wie vor im Gesetz. Seit 2018 wird sie aber durch eine wichtige Bedingung ergänzt.

Ohne Hinweis kein Verfall

Der Europäische Gerichtshof hat am 6. November 2018 entschieden (C-684/16), dass der Urlaubsanspruch nicht automatisch erlöschen darf, nur weil Beschäftigte keinen Urlaub beantragt haben. Das Bundesarbeitsgericht hat das mit Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16) übernommen.

Seitdem gilt: Dein Urlaub kann nur verfallen, wenn Dein Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Er muss Dich

• ausdrücklich auffordern, Deinen Urlaub zu nehmen,
• Dir mitteilen, wie viele Urlaubstage Dir noch zustehen,
• Dich klar darauf hinweisen, dass der Urlaub sonst am Ende des Jahres oder des Übertragungszeitraums verfällt,
• und das so rechtzeitig tun, dass Du den Urlaub tatsächlich noch nehmen kannst.

Eine allgemeine Klausel im Arbeitsvertrag, ein Aushang am schwarzen Brett oder ein Merkblatt reichen dafür in der Regel nicht. Kommt es zum Streit, muss der Arbeitgeber beweisen, dass er Dich ordnungsgemäß informiert hat.

Was passiert ohne Hinweis?

Hat der Arbeitgeber Dich nicht informiert, verfällt Dein Urlaub nicht. Er wird zum Urlaub des Folgejahres hinzugerechnet. Holt der Arbeitgeber den Hinweis im neuen Jahr nach, kann der angesammelte Urlaub dann am Ende dieses Jahres verfallen, wenn Du ihn trotz Hinweis nicht nimmst.

Auch keine Verjährung durch Schweigen

Ende 2022 sind der Europäische Gerichtshof und das Bundesarbeitsgericht noch einen Schritt weitergegangen. Die regelmäßige dreijährige Verjährung beginnt für den Urlaubsanspruch erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber Dich über Deinen Urlaub und den drohenden Verfall informiert hat. Ein Arbeitgeber, der nie hinweist, kann sich also auch nicht darauf berufen, dass alte Urlaubstage verjährt seien.

In der Praxis kann sich so über Jahre ein erheblicher Urlaubsberg ansammeln, der spätestens beim Ausscheiden relevant wird.

Sonderfall: lange Krankheit

Bist Du über lange Zeit arbeitsunfähig, kannst Du Deinen Urlaub gar nicht nehmen. Damit sich Ansprüche nicht unbegrenzt anhäufen, verfällt der gesetzliche Urlaub in diesem Fall grundsätzlich 15 Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres – unabhängig von einem Hinweis. Für den Urlaub aus 2025 wäre das also der 31. März 2027.

Seit 2022 gibt es davon eine wichtige Ausnahme: Hast Du im Urlaubsjahr zunächst noch gearbeitet und hätte der Arbeitgeber Dich in dieser Zeit rechtzeitig hinweisen können, gilt die 15-Monats-Grenze für den Urlaub aus diesem Jahr nur, wenn er das auch getan hat. Was sonst noch bei Krankheit gilt, liest Du unter Deine Rechte bei Krankheit.

Vertraglicher Zusatzurlaub

Die strengen Regeln betreffen zunächst den gesetzlichen Mindesturlaub, bei einer Fünf-Tage-Woche also 20 Tage. Für Urlaubstage darüber hinaus können Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag eigene Verfallsregeln vorsehen. Das setzt aber voraus, dass klar zwischen gesetzlichem und zusätzlichem Urlaub unterschieden wird. Fehlt eine solche Unterscheidung, gelten für alle Urlaubstage dieselben Regeln.

Beim Ausscheiden: Urlaubsabgeltung

Endet Dein Arbeitsverhältnis, wird aller Urlaub, den Du nicht mehr nehmen kannst und der nicht verfallen ist, in Geld ausgezahlt (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Dazu gehört auch Urlaub aus Vorjahren, für den der Arbeitgeber nie einen Hinweis gegeben hat. Solange das Arbeitsverhältnis läuft, ist eine Auszahlung des gesetzlichen Mindesturlaubs dagegen nicht vorgesehen.

Der Abgeltungsanspruch ist ein reiner Geldanspruch. Er kann deshalb vertraglichen oder tariflichen Ausschlussfristen unterliegen und verjährt nach den allgemeinen Regeln. Mach ihn nach dem Ausscheiden also zügig geltend. Wie Du bei Ein- und Austritt im laufenden Jahr rechnest, erklären wir unter Teilurlaub richtig berechnen. Sollst Du einen Aufhebungsvertrag unterschreiben, prüfe genau, was darin zum Resturlaub steht.

Was Du jetzt tun kannst

• Such in Deinen E-Mails und Unterlagen, ob Dein Arbeitgeber Dich in den vergangenen Jahren konkret auf Resturlaub und Verfall hingewiesen hat.
• Notiere Deinen Urlaubsstand; oft steht er auch auf der Lohnabrechnung.
• Stelle Urlaubsanträge schriftlich und bewahre Ablehnungen auf.
• Mach beim Ausscheiden Deine Urlaubsabgeltung sofort schriftlich geltend. Bei Unsicherheit hilft eine anwaltliche Beratung.