Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: Was das für Dich bedeutet

In vielen Betrieben hat lange niemand festgehalten, wann Du morgens anfängst und abends aufhörst. Damit ist Schluss: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Hier erfährst Du, woher diese Pflicht kommt, wie weit sie reicht und was sie Dir bringt, wenn es um Überstunden geht.

Woher die Pflicht zur Zeiterfassung kommt

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs

Den Anstoß gab der EuGH mit Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18). Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber danach verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten gemessen wird. Nur so lässt sich kontrollieren, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten wirklich eingehalten werden.

Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts

Der deutsche Gesetzgeber hat daraufhin zunächst nichts geändert. Das Bundesarbeitsgericht zog deshalb selbst die Konsequenz: Mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) stellte es fest, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht zur Erfassung verpflichtet sind.

Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Die Vorschrift verlangt vom Arbeitgeber, für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes zu sorgen. Im Licht des EuGH-Urteils gehört dazu ein System, das Beginn, Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden festhält.

Wie die Erfassung aussehen muss

Eine bestimmte Form hat das BAG nicht vorgeschrieben. Arbeitgeber haben Spielraum und können die Besonderheiten ihres Betriebs berücksichtigen. In Betracht kommen zum Beispiel:

• ein elektronisches Zeiterfassungssystem, etwa per Terminal oder App,
• eine Software oder Tabelle, in die Du Deine Zeiten einträgst,
• Stundenzettel auf Papier.

Nach verbreiteter Auffassung darf der Arbeitgeber das Aufschreiben an Dich übertragen. Die Verantwortung bleibt aber bei ihm: Er muss dafür sorgen, dass das System tatsächlich genutzt wird und die Angaben stimmen.

Ob der Gesetzgeber im Arbeitszeitgesetz später genauere Vorgaben macht – etwa zur elektronischen Form oder zu Übergangsfristen für kleinere Betriebe –, ändert am Kern nichts. Die Arbeitszeit muss verlässlich erfasst werden.

Zwei Regeln gab es schon vorher

Unabhängig vom BAG-Beschluss bestehen seit Längerem zwei besondere Aufzeichnungspflichten:

• § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, muss aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• § 17 MiLoG: Bei Minijobs und in bestimmten Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz nennt, sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice

Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin zulässig. Sie bedeutet, dass Dein Arbeitgeber nicht vorgibt, wann Du arbeitest, solange die Arbeit erledigt wird. Sie bedeutet nicht, dass niemand weiß, wie lange Du arbeitest. Die Zeiten müssen auch hier erfasst werden.

Dasselbe gilt im Homeoffice und bei mobiler Arbeit. Gerade dort verschwimmen Feierabend und Arbeitszeit leicht, und genau davor soll die Erfassung schützen.

Welche Rolle der Betriebsrat spielt

Weil die Pflicht bereits gesetzlich besteht, kann der Betriebsrat nach dem BAG die Einführung einer Zeiterfassung nicht selbst erzwingen – der Arbeitgeber muss sie ohnehin einführen. Bei der Frage, wie das System gestaltet wird, redet der Betriebsrat aber mit. Das gilt besonders für technische Systeme, die Verhalten oder Leistung überwachen können (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Was passiert, wenn Dein Arbeitgeber nichts tut

Für die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gibt es kein automatisches Bußgeld. Die zuständige Arbeitsschutzbehörde kann den Arbeitgeber aber verpflichten, ein System einzuführen. Missachtet er eine solche Anordnung, drohen Sanktionen. Verstöße gegen die besonderen Aufzeichnungspflichten aus Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz können direkt mit Bußgeld geahndet werden.

Wenn in Deinem Betrieb gar nichts erfasst wird, kannst Du das beim Betriebsrat ansprechen oder Dich an die Arbeitsschutzbehörde Deines Bundeslands wenden.

Was die Zeiterfassung für Deine Überstunden bedeutet

Nach dem EuGH-Urteil hofften viele: Wer keine Zeiten erfasst, verliert automatisch jeden Streit um Überstunden. Das BAG hat dem mit Urteil vom 04.05.2022 (5 AZR 359/21) eine Absage erteilt. Die Pflicht zur Zeiterfassung dient dem Gesundheitsschutz und ändert nichts daran, wer im Vergütungsprozess was beweisen muss.

Du musst also weiterhin darlegen, an welchen Tagen Du wie lange gearbeitet hast und dass Dein Arbeitgeber die Mehrarbeit angeordnet, gebilligt oder geduldet hat. Wie das im Detail funktioniert, erklären wir unter Überstunden bezahlt bekommen.

Praktisch hilft Dir eine funktionierende Zeiterfassung trotzdem enorm. Sie liefert Dir belastbare Zahlen, und Deine Zeitdaten sind personenbezogene Daten: Nach Art. 15 DSGVO kannst Du Auskunft darüber und eine Kopie verlangen. Auch Reisezeiten auf Dienstreisen sollten korrekt auftauchen (wann Reisezeit Arbeitszeit ist).

Was Du jetzt tun kannst

• Prüfe Deine Einträge regelmäßig, besonders nach langen Tagen, Wochenendeinsätzen oder Dienstreisen.
• Führe eigene Notizen: Datum, Beginn, Ende, Pausen und wer die Mehrarbeit verlangt hat.
• Fordere bei Bedarf Deine Zeitdaten an, bevor Du nach einer Kündigung keinen Zugriff mehr auf die Systeme hast.
• Beachte Ausschlussfristen: Offene Stunden können nach Arbeits- oder Tarifvertrag schon nach wenigen Monaten verfallen. Mehr dazu unter ausstehendes Gehalt einfordern.
• Nutze Deine Daten bei einer Trennung: Hat Dein Arbeitgeber gekündigt, zeigt Dir der Abfindungscheck, ob sich eine Gegenwehr lohnen kann – offene Überstunden gehören dann mit in die Verhandlung.