Überstunden bezahlt bekommen: Was Du nachweisen musst

Eine halbe Stunde hier, ein langer Abend vor der Deadline dort – Überstunden sammeln sich schneller an, als man denkt. Bezahlt werden sie aber nicht automatisch. Ob Du Geld oder Freizeit dafür bekommst, hängt von Deinem Vertrag, von Deinen Nachweisen und von Fristen ab.

Wann Überstunden überhaupt bezahlt werden müssen

Ein Gesetz, das allgemein die Bezahlung von Überstunden oder gar einen Zuschlag vorschreibt, gibt es nicht. Maßgeblich sind zuerst Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Dort steht oft, ob Mehrarbeit ausbezahlt, auf ein Arbeitszeitkonto gebucht oder durch Freizeit ausgeglichen wird.

Fehlt eine Regelung, hilft § 612 Abs. 1 BGB. Danach gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Arbeit den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten ist. Bei den meisten Beschäftigten ist das der Fall.

Eine Ausnahme kann bei sehr hohen Gehältern bestehen. Das Bundesarbeitsgericht zieht die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung als Anhaltspunkt heran: Wer deutlich darüber verdient, kann nach dieser Rechtsprechung nicht ohne Weiteres erwarten, jede zusätzliche Stunde extra bezahlt zu bekommen.

Der Nachweis: zwei Stufen

Streitest Du vor dem Arbeitsgericht um Überstunden, trägst Du die Darlegungs- und Beweislast. Das BAG hat mit Urteil vom 04.05.2022 (5 AZR 359/21) bestätigt, wie das abläuft:

1. Du legst dar, dass Du über die Normalarbeitszeit hinaus gearbeitet hast. Und zwar konkret: an welchen Tagen, von wann bis wann – oder dass Du Dich auf Weisung zur Arbeit bereitgehalten hast. Pauschale Angaben wie „jeden Tag zwei Stunden mehr“ reichen nicht. Dein Arbeitgeber muss dann im Einzelnen erwidern.
2. Du legst dar, dass Dein Arbeitgeber die Überstunden veranlasst hat. Das ist der Fall, wenn er sie
   • ausdrücklich oder stillschweigend angeordnet hat,
   • nachträglich gebilligt hat, etwa indem er Deine Stundenzettel abgezeichnet hat,
   • geduldet hat, also von ihnen wusste und nichts unternommen hat, um sie zu verhindern,
   • oder wenn sie zur Erledigung der Dir übertragenen Arbeit notwendig waren.

Viele hatten gehofft, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung diese Last umkehrt. Das hat das BAG im selben Urteil verneint. Warum eine Zeiterfassung Dir trotzdem hilft, liest Du unter Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

So sicherst Du Beweise

Ohne Belege wird es vor Gericht schwer, selbst wenn Du die Stunden wirklich geleistet hast. Fang deshalb früh an:

• Tägliche Notizen: Datum, Beginn, Ende, Pausen und woran Du gearbeitet hast. Am besten zeitnah, nicht Wochen später aus dem Gedächtnis.
• Veranlassung festhalten: E-Mails oder Chatnachrichten, in denen Aufgaben mit knappen Fristen kommen, Dienstpläne, Einsatzanweisungen.
• Bestätigung einholen: Lass Stundenzettel abzeichnen oder schick Deiner Führungskraft eine kurze Übersicht der geleisteten Stunden. Widerspricht niemand, kann das für eine Duldung sprechen.
• Zeugen merken: Kolleginnen und Kollegen, die Deine Arbeitszeiten mitbekommen haben.

Vorsicht bei Firmendaten: Leite keine vertraulichen Unterlagen an private E-Mail-Adressen weiter. Das kann selbst eine Pflichtverletzung sein und Dir mehr schaden als nützen.

Pauschalklauseln: „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“

Diese oder ähnliche Sätze stehen in vielen Arbeitsverträgen. Handelt es sich um vorformulierte Vertragsbedingungen, müssen sie klar und verständlich sein (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB). Du musst schon bei Vertragsschluss erkennen können, welche Arbeitsleistung Du für Dein Gehalt schuldest.

Eine Klausel ohne jede Obergrenze erfüllt das nach ständiger Rechtsprechung des BAG nicht. Sie ist unwirksam, und es gilt wieder § 612 BGB. Wirksam sein kann dagegen eine Regel, die eine bestimmte Zahl von Überstunden pro Woche oder Monat mit dem Gehalt abgilt.

Auch dann gibt es eine Untergrenze: Dein Gehalt geteilt durch alle tatsächlich gearbeiteten Stunden darf den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreiten. Gerade bei niedrigeren Gehältern lohnt sich das Nachrechnen.

Wann Überstunden verfallen oder verjähren

Der Anspruch auf Bezahlung verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB).

Viel gefährlicher sind Ausschlussfristen. Viele Arbeits- und Tarifverträge verlangen, dass Du Ansprüche innerhalb weniger Monate nach Fälligkeit schriftlich oder in Textform geltend machst – manchmal mit einer zweiten Frist, um danach Klage zu erheben. Wer sie verpasst, verliert den Anspruch endgültig.

Nicht jede Ausschlussfrist hält allerdings. In vorformulierten Arbeitsverträgen darf sie nach dem BAG nicht kürzer als drei Monate sein. Seit Oktober 2016 dürfen neue Formularverträge für die Geltendmachung außerdem keine strengere Form als die Textform verlangen (§ 309 Nr. 13 BGB). Klauseln, die Ansprüche auf den Mindestlohn nicht ausnehmen, können ebenfalls unwirksam sein. Mehr dazu unter ausstehendes Gehalt einfordern.

Überstunden bei Kündigung nicht vergessen

Endet Dein Arbeitsverhältnis, wird oft übersehen, dass Überstunden noch Geld wert sind:

• Arbeitszeitkonto: Ein Guthaben, das sich nicht mehr durch Freizeit ausgleichen lässt, muss in der Regel ausbezahlt werden.
• Freistellung: Stellt Dich Dein Arbeitgeber bis zum Ende der Kündigungsfrist frei, baut das Überstunden nur ab, wenn er das klar erklärt.
• Vergleich oder Aufhebungsvertrag: Enthält er eine Erledigungsklausel („alle gegenseitigen Ansprüche sind abgegolten“), sind offene Überstunden danach meist verloren. Verhandle sie vorher – entweder gesondert oder als Teil der Abfindung. Bevor Du unterschreibst, lohnt sich ein Blick darauf, worauf Du beim Aufhebungsvertrag achten solltest.

Wie viel Abfindung in Deiner Situation grob drin sein kann, zeigt Dir der Abfindungsrechner. Reisezeiten, die über Deine normale Arbeitszeit hinausgehen, zählen übrigens oft mit (Reisezeit als Arbeitszeit).

Was Du jetzt tun kannst

• Lies in Deinem Arbeits- und Tarifvertrag nach, wie Überstunden geregelt sind und welche Ausschlussfrist gilt.
• Beginne heute mit täglichen Aufzeichnungen, falls Du sie noch nicht führst.
• Mach offene Stunden rechtzeitig in Textform geltend und bewahre einen Nachweis über den Zugang auf.